cómo hacer un albarán

Los albaranes pueden parecer un documento simple, incluso sin sentido. Pero para un jefe de almacén interesado en agilizar y optimizar sus operaciones de envío, el generador de albaranes de inventario puede presentar oportunidades de ahorro de tiempo y costes.

Un albarán es un documento de envío que enumera el contenido de un envío. Incluye los nombres de los productos, los números de SKU, los pesos, las dimensiones y las cantidades. Cuando un comprador recibe un envío, compara el contenido del paquete con los productos que figuran en el albarán. Si el contenido de la caja no coincide con el albarán o la lista de comprobación del embalaje (por ejemplo, porque falta un producto), el comprador se pone en contacto con el vendedor y le pide que envíe el producto que falta o que lo abone en su cuenta.

Un albarán o una lista de empaquetado suenan casi exactamente como una factura, pero se trata de dos documentos de envío diferentes. Un albarán o una lista de empaquetado de inventario está pensado para enumerar los productos físicos de un envío, mientras que una factura está pensada para documentar la información financiera asociada al envío. (Algunos transportistas incluyen información sobre los precios en el albarán/lista de empaquetado, pero no es necesario). En otras palabras, el albarán es para el equipo de recepción en el almacén, mientras que la factura es para el equipo de contabilidad en el departamento de finanzas.

los albaranes de embalaje

Mucha gente, tanto si ha enviado paquetes como si los ha recibido, probablemente haya entrado en contacto con un albarán. A menudo se trata de un simple trozo de papel, que muestra una lista detallada de productos que permite al cliente saber qué puede esperar mientras espera su paquete. El albarán también describe la cantidad de cada artículo que hay en la caja, así como las dimensiones generales y el peso, lo que puede ayudar a los empresarios a aplicar las tarifas de envío correctas.

Los albaranes suelen imprimirse y colocarse dentro de los paquetes. Pueden ser para un solo pedido, o para un lote o grupo, en función de la orden de recogida del almacén. Aunque algunos pueden considerar los albaranes como un desperdicio innecesario, desempeñan un papel importante en las tiendas de comercio electrónico.

El envío es una parte fundamental del proceso de venta. A lo largo del proceso de envío, hay muchos puntos de control por los que debe pasar el paquete. Un albarán puede mantener a estos diferentes departamentos en la misma página.

Por ejemplo, el departamento de envíos utilizará el albarán para asegurarse de que se incluye todo lo que debe estar en el paquete. En el otro extremo, el departamento de recepción hará una doble comprobación para asegurarse de que llega todo el contenido del paquete. Si hay discrepancias o artículos dañados, el albarán puede servir de verificación.

ejemplo de mensaje de albarán

También conocidos como listas de entrega o facturas de paquete, los albaranes son documentos que acompañan a las mercancías cuando se entregan. En la mayoría de los casos, el documento se coloca dentro de la bolsa, caja u otro contenedor que se utiliza para el envío. Cuando se incluyen varios contenedores en el mismo envío, el vendedor suele sellar el albarán en una bolsa de plástico transparente y pegarlo en el exterior de una de las cajas.

Hay otros nombres que se utilizan para identificar el albarán. En algunos países, el documento se denomina documento de entrega o nota de desembalaje. También es bastante común identificar el albarán como un recibo del cliente. El término exacto utilizado varía a veces, en función del tipo de mercancías que se envían, así como de la preferencia cultural de la zona en la que reside el remitente.

Este documento está diseñado para ayudar a los receptores del envío a confirmar que todos los artículos que se suponía que estaban incluidos en el envío han llegado realmente. Aunque los diseños de los albaranes varían un poco, la mayoría incluyen una descripción de cada artículo incluido, así como la cantidad de cada artículo enviado. Si el envío no completa el pedido del cliente, suele incluir datos sobre el estado de esos otros artículos. Por ejemplo, uno para una entrega de libros de un club de lectura identificaría el nombre y la cantidad de cada libro incluido en el envío, a la vez que anotaría los libros relacionados con el pedido del cliente que no fueron enviados, dando a esos artículos un estado de “pendiente de pedido”. Esto permite al destinatario saber que el envío es sólo un cumplimiento parcial del pedido, y que puede esperar otro paquete en una fecha posterior.

albarán y factura

Un albarán es un documento de envío que viaja con su carga para detallar el contenido del envío. Puede recibir muchos nombres -lista de embarque, albarán, carta de porte, lista de entrega, etc.- y va dentro del envío o en una bolsa designada para facilitar el acceso.

Los albaranes organizados y fáciles de leer simplifican el proceso de envío y recepción. Varían según el sector y el envío, pero la mayoría siguen un formato específico. Deben ser fáciles de encontrar en el envío, fáciles de leer y con el menor número de hojas posible.

Si utiliza un sistema de punto de venta (TPV) para su negocio, asegúrese de que su sistema se fusiona con el software utilizado para crear su plantilla. Mientras que los pedidos pequeños o poco frecuentes pueden escribirse fácilmente en una plantilla de albarán, la automatización del proceso facilita los pedidos masivos o frecuentes.

El mejor lugar para un formulario de albarán es doblado y sellado dentro de una bolsa de plástico transparente pegada al exterior de una caja de envío. Esto permite un fácil acceso para todas las partes y garantiza que no se pierda entre los materiales de embalaje o los artículos más pequeños.

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