Guardar facturas 10 años

¿es necesario guardar copias en papel de las facturas?

Si eres como muchos de nosotros, la cantidad de papel que entra en tu casa es difícil de manejar a veces. Desde el correo hasta los recibos y los documentos, es un reto mantenerlo todo organizado. Mientras que muchas empresas están avanzando hacia sistemas sin papel, no parece que sea así cuando miras los montones de papeles financieros en tu casa.
Cuando tomas decisiones vitales y financieras, suele haber un rastro de papel. Lo mismo ocurre cuando compras, vendes o aseguras algo. Y después de la época de impuestos de cada año, hay otra pila de documentos que añadir a tus archivos. ¿Qué debe guardar y qué puede tirar a la basura esta semana, es decir, qué debe destruirse y eliminarse adecuadamente?
La razón principal para archivar los documentos financieros es poder defender sus declaraciones de impuestos anuales si es necesario, pero hay otras razones para guardar ciertos tipos de papeles. He aquí una guía rápida sobre lo que hay que hacer con los documentos financieros: cuánto tiempo hay que guardar los importantes, cómo almacenar los documentos que se conservan y cómo deshacerse del resto de forma segura.

¿qué registros debe llevar cuando es autónomo?

Dado que la carga de la prueba recae en usted para respaldar cada elemento de su declaración de impuestos con documentación, el mejor enfoque para el mantenimiento de registros para las pequeñas empresas es tratar de mantener tantos registros como sea posible.
Si estás deduciendo las comidas y el ocio, es aún más complicado. Es posible que tenga que presentar una lista de todas las personas que estaban allí con usted cuando se produjo el gasto, y de qué hablaron (en realidad, el IRS quiere saber si hablaron de negocios).
Si deduces muchos gastos por debajo de los 75 dólares (y especialmente si deduces muchas comidas y entretenimiento) una hoja de cálculo o una aplicación móvil como Expensify suele ser la mejor manera de hacer un seguimiento de todo sin ahogarte en un mar de pequeños recibos.
El IRS dice que necesitas mantener tus registros «tanto tiempo como sea necesario para probar los ingresos o deducciones en una declaración de impuestos». En general, esto significa que necesitas guardar tus registros de impuestos durante tres años a partir de la fecha en que se presentó la declaración, o desde la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos (lo que sea posterior).
Digamos que presentaste tu declaración de impuestos de 2017 dos meses antes de la fecha límite, el 10 de febrero de 2018. Eso significa que tendrías que conservar los recibos, los registros fiscales y cualquier otra documentación relacionada con la declaración hasta el 15 de abril de 2021, tres años después de la fecha límite de 2017.

directrices para la conservación de registros empresariales 2020

Pero, ¿cuánto tiempo necesita realmente conservar los registros de su empresa? De hecho, puede estar inundado de registros… desde declaraciones de impuestos y recibos de gastos, hasta facturas, cheques cancelados, registros de nóminas, extractos bancarios, actas de reuniones… la lista es interminable.
Llevar registros no es divertido. Y fuera del mundo de los impuestos, hay pocas normas y poca orientación sobre lo que debe guardarse exactamente y durante cuánto tiempo. La sabiduría convencional en materia de documentación es «más vale prevenir que curar».
Deberá conservar las declaraciones de impuestos de su empresa y toda la documentación de apoyo hasta que no pueda ser auditado por ese año fiscal. En EE.UU., el IRS exige a las empresas que conserven sus declaraciones de impuestos durante al menos 3 años desde el momento de la presentación de los impuestos.
Pero no ponga en marcha la trituradora de papel en el tercer año. El IRS también dice que puede perseguir a tu empresa por no declarar los ingresos hasta 6 años después de la declaración y hasta 7 años si te dedujiste una deuda incobrable. Por eso, la mayoría de los contables recomiendan conservar la declaración de la renta y toda la documentación justificativa durante siete años desde la presentación. Puede leer más sobre los requisitos de documentación del IRS aquí.

conservar los recibos de los gastos de la empresa

Muchas empresas no están seguras de cuánto tiempo hay que guardar los registros en la era sin papel. El mantenimiento de registros es una actividad empresarial aburrida, pero importante, y si se toman decisiones equivocadas, se corre el riesgo de sufrir litigios, problemas de planificación de la sucesión y la ira del fisco. Entender cuánto tiempo debe conservar los registros de la empresa le ayudará a evitar estos problemas.
El Servicio de Impuestos Internos ha establecido algunas normas básicas de conservación de documentos fiscales. Fuera del ámbito fiscal, hay muy poca orientación sobre el tiempo que se debe conservar la documentación empresarial. La mayoría de los abogados, contables y servicios de contabilidad recomiendan conservar los documentos originales durante al menos siete años. Como regla general, siete años es tiempo suficiente para defenderse de auditorías fiscales, demandas y posibles reclamaciones.
Estos periodos no se ofrecen como una autoridad definitiva, sino como una guía. Su contador público, su servicio de contabilidad externa o su abogado fiscal pueden recomendar un enfoque diferente en función de las normas de su sector y de las necesidades específicas de su empresa.