Carta de respuesta negativa a una reclamacion injustificada

Ejemplo de carta de respuesta para un pago pendiente

Gracias por su carta en la que nos alerta del problema que ha tenido con nuestra tienda de Springfield. Lamento que se haya visto sometido a una serie de acontecimientos tan frustrantes. Nos enorgullecemos de responder a las preocupaciones de los clientes con gran rapidez, por lo que lo que ha experimentado es inexcusable. He hablado con nuestro director en Springfield y le he dado instrucciones para que le devuelva el importe íntegro más un 20% de descuento en su próxima compra. Le pido disculpas por las molestias que este problema le ha causado. Es evidente que tenemos que formar a nuestro personal de vacaciones más a fondo.

Comprendo su frustración por haber recibido un pedido erróneo la semana pasada y me doy cuenta de que necesita parte de su pedido inmediatamente para satisfacer la demanda. Espero que la mercancía que le enviamos el lunes haya llegado a tiempo para superar la crisis.Por favor, acepte mis sinceras disculpas. Haremos todo lo posible para que esto no vuelva a suceder. Apreciamos su negocio y haremos todo lo posible para satisfacer sus necesidades.

Ejemplo de carta de respuesta a las preocupaciones

(Tenga en cuenta que el inglés británico tiende a preferir la grafía ISE en palabras como “apologise”, “organise”, etc., mientras que el inglés estadounidense prefiere IZE. Obviamente, en sus cartas utilice la ortografía adecuada para su público en particular).

La profesión de vendedor la utiliza desde hace cincuenta años o más. También se aplica a las cartas de reclamación, que al fin y al cabo son cartas de persuasión. La carta de queja intenta persuadir al lector para que actúe.

“Hace mucho tiempo que soy usuario de sus productos/servicios y hasta ahora siempre he considerado que ustedes son un excelente proveedor/organización. Por lo tanto, confío plenamente en que harán lo posible por rectificar esta situación”.

Si la situación es muy compleja y con muchos antecedentes, es conveniente que la carta sea muy breve y concisa, y que luego se adjunten los detalles, en el formato que sea apropiado (fotocopias, notas escritas, explicaciones, etc.).

El aspecto de la carta, su presentación, el lenguaje y el tono pueden ayudar a establecer tu credibilidad: que se puede confiar en ti y creerte, que conoces los hechos y que probablemente tienes razón.

Cómo terminar la respuesta a una carta de reclamación

Lo más importante es que los abogados ofrezcan una opinión objetiva a su cliente dentista con respecto al fondo de una queja. Nos vemos obligados a decir a los dentistas que su organismo regulador considerará que han actuado de forma inadecuada o que han cometido una falta profesional. A veces es necesario escuchar esta perspectiva de un tercero objetivo para sacar lo mejor de una mala situación. No hay ningún beneficio táctico en adoptar una posición que está destinada a ser rechazada por la Comisión de Reclamaciones.

Una carta de respuesta a una reclamación eficaz debe permitir al lector determinar: a) la naturaleza de la reclamación; y b) la respuesta del dentista a la misma. Por lo tanto, todas las cartas de respuesta a las reclamaciones que redactamos en nuestra oficina contienen un resumen sucinto al principio de la carta de respuesta de las preocupaciones reales del paciente. También consideramos que es importante que el dentista resuma la presentación clínica del paciente al principio de la carta de respuesta a la reclamación. Hay que tener en cuenta que la mayoría de los responsables de la toma de decisiones que lean el expediente de reclamación serán dentistas. Esos dentistas querrán aplicar sus conocimientos especializados a los hechos del caso. Por lo tanto, solicitamos a nuestros clientes dentistas que proporcionen un perfil del paciente. Por ejemplo, un párrafo introductorio típico en la respuesta a una reclamación debería ser el siguiente:

Cómo responder a un ejemplo de carta de reclamación

¿Le han cargado en su tarjeta de crédito o débito algo que ha devuelto, que ha pedido pero no ha recibido o que no reconoce? ¿Le han cobrado sin su permiso, más de lo que acordó pagar o por cosas que no compró? Hay muchas razones por las que puede necesitar disputar los cargos a su tarjeta de crédito o débito. A continuación le indicamos lo que debe hacer y un modelo de carta para ayudarle a recuperar su dinero.

Debes notificar a la compañía de tu tarjeta de crédito o débito cualquier error que estés impugnando en un plazo de 60 días a partir de la fecha en que se te envió el primer extracto en el que aparece el cargo. Las protecciones al consumidor de las tarjetas de crédito son más fuertes que las de las tarjetas de débito, pero algunas compañías de tarjetas de débito ofrecen voluntariamente más protecciones de las que exige la ley. Para proteger mejor sus derechos, revise detenidamente los extractos de su cuenta todos los meses y presente cualquier reclamación de inmediato.

Empiece por llamar al número de atención al cliente de la compañía de la tarjeta para informar del problema. Encuentre el número de teléfono en su extracto mensual o en el reverso de su tarjeta. Guarde un registro de con quién habló y cuándo lo hizo. Haga un seguimiento inmediato con una carta. El siguiente ejemplo puede ser útil.